L'importance de tracer les téléchargements
Les plans architecturaux sont des œuvres protégées par le droit d'auteur. Leur téléchargement par un client constitue une mise à disposition qui doit être documentée, tant pour protéger la propriété intellectuelle de l'architecte que pour prouver la bonne exécution du contrat.
Sans traçabilité, l'architecte ne sait pas si son client a effectivement récupéré les plans nécessaires à l'avancement du projet. Un client qui tarde à télécharger les plans retarde le projet sans que l'architecte puisse le prouver.
La traçabilité est aussi importante vis-à-vis des tiers. Si un plan est utilisé de manière non autorisée, l'architecte doit pouvoir démontrer la chaîne de diffusion et identifier à quel moment le document a quitté le cadre contractuel.
Le suivi des téléchargements avec Docsafe
Docsafe enregistre automatiquement chaque téléchargement de plan : date, heure, identité du téléchargeur et appareil utilisé. L'architecte accède à ces informations dans un tableau de bord clair et exportable.
Le suivi va au-delà du simple téléchargement. Docsafe trace aussi les consultations en ligne (sans téléchargement), ce qui permet de distinguer les plans simplement visualisés de ceux effectivement récupérés par le client.
L'architecte peut configurer des alertes pour être notifié en temps réel quand un plan important est téléchargé. Cette réactivité permet de contacter le client immédiatement après sa consultation pour répondre à ses questions et accélérer les validations.
Protection et valeur probante
Les registres de téléchargement de Docsafe constituent des preuves numériques fiables. En cas de litige sur la propriété intellectuelle ou sur l'exécution du contrat, ces registres sont des éléments de preuve précieux.
L'architecte peut exporter les registres de traçabilité sous forme de rapport détaillé, idéal pour documenter la bonne exécution de ses obligations contractuelles ou pour joindre à un dossier d'expertise.
La combinaison du contrôle d'accès et de la traçabilité offre une protection complète. L'architecte sait exactement qui a eu accès à ses plans, quand, et ce qu'il en a fait. Une tranquillité d'esprit qui lui permet de se concentrer sur la créativité.