Échange sécurisé de documents RH et recrutement
DRH, responsables recrutement, cabinets de recrutement, consultants RH : vous traitez quotidiennement des données personnelles parmi les plus sensibles — pièces d'identité, numéros de sécurité sociale, CV, contrats de travail, bulletins de salaire, attestations médicales. La réglementation RGPD impose une protection stricte de ces données tout au long de leur cycle de vie. Docsafe offre une infrastructure sécurisée pour collecter, partager et archiver ces documents en toute conformité.
Les risques documentaires en RH et recrutement
Les équipes RH et les recruteurs manipulent des volumes importants de données personnelles, souvent sans canal sécurisé dédié.
Des pièces justificatives qui circulent sans protection
Un responsable recrutement qui demande à un candidat d'envoyer sa pièce d'identité et ses 3 dernières fiches de paie par email les stocke dans une boîte partagée accessible à tout le service. Quand un cabinet de recrutement transmet le dossier d'un candidat à une entreprise cliente, les données personnelles du candidat transitent par des canaux non sécurisés sans son consentement éclairé.
L'onboarding administratif désorganisé
L'embauche d'un nouveau collaborateur nécessite la collecte de 10 à 15 documents : pièce d'identité, RIB, carte vitale, justificatif de domicile, titre de séjour le cas échéant, diplômes, permis de conduire. Sans outil dédié, le DRH jongle entre les emails, les relances téléphoniques et les documents papier scannés de travers.
La non-conformité RGPD comme risque juridique
Les données des candidats non retenus doivent être effacées au bout de 2 ans maximum selon les recommandations de la CNIL. Les fiches de paie et contrats de travail doivent être conservés de manière sécurisée pendant des durées légales précises. Un responsable RH qui stocke tout dans des dossiers email ne peut pas garantir le respect de ces obligations.
Docsafe pour les équipes RH et les recruteurs
Un espace sécurisé par candidat ou collaborateur
Créez un dossier individuel pour chaque candidat ou salarié. Invitez la personne à déposer ses documents directement dans son espace sans créer de compte. Le responsable recrutement centralise les pièces nécessaires sans jongler entre des emails et des pièces jointes éparpillées. Le candidat voit exactement ce qu'on lui demande et suit l'avancement de son dossier.
Contrôle d'accès par rôle
Un consultant en recrutement externe n'accède pas aux fiches de paie des collaborateurs en poste. Un manager voit les dossiers de son équipe, pas ceux des autres services. Le DRH a une vue d'ensemble. Docsafe permet de configurer des droits d'accès précis pour chaque utilisateur, garantissant que les données sensibles ne circulent qu'entre les bonnes personnes.
Conformité RGPD native
Hébergement en France, chiffrement de bout en bout, traçabilité des accès. Docsafe vous aide à respecter vos obligations en matière de données RH, y compris la suppression des dossiers candidats à l'issue de la période de conservation légale de 2 ans.
Exemples concrets en RH et recrutement
Cabinet de recrutement
Le cabinet Talent+ gère 50 missions de recrutement par trimestre. Pour chaque mission, le consultant crée un dossier Docsafe partagé avec l'entreprise cliente. Les CV présélectionnés, les comptes-rendus d'entretien et les références sont déposés dans cet espace. Le client consulte les profils à son rythme. Quand un candidat est retenu, son dossier administratif est collecté via Docsafe avant transmission au service RH.
DRH en entreprise
Claire est DRH d'une PME de 120 salariés. Elle utilise Docsafe pour l'onboarding de chaque nouveau collaborateur : un lien sécurisé avec la liste des 12 documents requis est envoyé dès la signature de la promesse d'embauche. Le nouveau salarié dépose ses pièces depuis son téléphone. Claire reçoit une notification à chaque document déposé et peut suivre les dossiers incomplets en un coup d'œil.
Responsable paie
Chaque mois, les fiches de paie sont déposées dans l'espace individuel de chaque salarié. Le responsable paie n'a plus à gérer des envois email individuels ni des impressions papier. Les salariés accèdent à leur historique de fiches de paie via leur espace personnel sécurisé.
La solution RH qui respecte la vie privée de vos candidats et collaborateurs
De plus en plus de candidats et de salariés sont sensibilisés à la protection de leurs données personnelles. Utiliser Docsafe envoie un signal fort : votre organisation prend la sécurité des données au sérieux. C'est un argument différenciant pour attirer des talents, notamment des profils tech ou des cadres habitués aux bonnes pratiques de cybersécurité. L'essai gratuit de 30 jours vous permet de tester la solution sans engagement.
Docsafe s'adapte aussi à d'autres secteurs
Chaque métier a ses propres exigences documentaires. Découvrez comment Docsafe répond aux besoins spécifiques de chaque secteur.
Immobilier
Agents immobiliers, courtiers en prêt immobilier, mandataires, promoteurs : chaque transaction génère des dizaines de documents sensibles — pièces d'identité, fiches de paie, compromis de vente, diagnostics techniques, mandats, offres de prêt. Ces documents circulent entre de nombreux intervenants, souvent par email non sécurisé ou via des services grand public.
DécouvrirNotariat
Notaires, clercs de notaire, collaborateurs d'étude : votre métier repose sur la confidentialité et la rigueur. Pourtant, de nombreux offices continuent d'échanger des documents hautement sensibles — actes authentiques, testaments, états civils, situations patrimoniales, estimations — par email ou via des services non sécurisés.
DécouvrirAvocats & Cabinets juridiques
Le secret professionnel de l'avocat est un principe fondamental du droit. Pourtant, envoyer des pièces de procédure, des contrats ou des consultations juridiques par email expose vos clients — et votre responsabilité — à des risques réels.
DécouvrirArchitecture & BTP
Architectes, bureaux d'études, maîtres d'ouvrage, conducteurs de travaux, entreprises générales : un projet de construction ou de rénovation génère des centaines de documents techniques et administratifs. Plans d'exécution, CCTP, DPGF, devis, procès-verbaux, attestations d'assurance circulent entre des dizaines d'intervenants.
DécouvrirBanque & Finance
Conseillers bancaires, conseillers en gestion de patrimoine (CGP), analystes conformité, family offices : vous gérez des données parmi les plus confidentielles qui soient — situations patrimoniales, relevés bancaires, déclarations fiscales, projections d'investissement, dossiers KYC. La moindre fuite ou erreur d'envoi peut avoir des conséquences juridiques et réputationnelles graves.
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