Les défis documentaires des bureaux d'études
Un bureau d'études BTP produit et échange un volume considérable de documents techniques : notes de calcul, plans d'exécution, rapports d'études, fiches techniques. Ces documents sont partagés avec les architectes, les MOA, les entreprises et les organismes de contrôle.
La multiplicité des interlocuteurs et des projets rend la gestion documentaire complexe. Chaque projet implique des échanges spécifiques avec des droits d'accès différenciés. Un plan de structure ne doit pas être accessible à l'électricien, et les notes de calcul confidentielles ne doivent pas fuiter.
Les outils grand public comme l'email ou Dropbox ne sont pas adaptés à cette complexité. Ils ne permettent pas de structurer les échanges par projet, de gérer les droits d'accès finement, ni de tracer les consultations de manière fiable.
Docsafe pour les bureaux d'études
Docsafe offre une plateforme structurée par projet, parfaitement adaptée aux besoins des bureaux d'études BTP. Chaque projet dispose de son espace dédié où les documents sont organisés par type (structure, fluides, électricité) et par phase.
Les échanges avec les intervenants extérieurs sont sécurisés et tracés. L'ingénieur partage ses notes de calcul avec l'architecte via un accès contrôlé, et suit en temps réel leur consultation. Plus besoin d'envoyer des emails avec de lourdes pièces jointes.
Le versioning automatique est un atout majeur pour les bureaux d'études. Les plans d'exécution évoluent fréquemment, et chaque intervenant doit toujours travailler sur la dernière version. Docsafe garantit cela de manière automatique et traçable.
Collaborer efficacement sur les projets
La collaboration entre le bureau d'études et ses partenaires est fluidifiée par Docsafe. Les documents sont immédiatement disponibles pour les personnes autorisées, sans délai d'envoi ni limitation de taille. La réactivité du bureau d'études s'en trouve améliorée.
Docsafe facilite aussi la coordination entre les différentes spécialités du bureau d'études. L'ingénieur structure et l'ingénieur fluides accèdent aux mêmes plans de référence et peuvent travailler en parallèle sans risque de conflit de versions.
L'archivage des projets terminés constitue une base de connaissances précieuse pour le bureau d'études. Les solutions techniques documentées, les notes de calcul et les rapports d'études sont accessibles pour les projets futurs, accélérant le travail de conception.