Pourquoi la gestion des droits d'accès est critique
Un chantier implique de nombreux intervenants : architecte, bureau d'études, entreprises de gros œuvre et de second œuvre, contrôleur technique, coordinateur SPS. Chacun a besoin de documents spécifiques mais ne doit pas accéder à tout le dossier.
Partager l'ensemble des documents avec tous les intervenants expose le projet à des risques : diffusion non contrôlée de plans confidentiels, accès à des informations financières sensibles, modification involontaire de documents par des personnes non habilitées.
La gestion des droits par email est impossible : une fois un document envoyé, il est hors de contrôle. Les dossiers partagés type Google Drive ou Dropbox offrent une gestion rudimentaire qui ne suffit pas pour un chantier multi-intervenants.
Le contrôle granulaire avec Docsafe
Docsafe offre une gestion des droits d'accès adaptée aux chantiers BTP. L'architecte ou le MOE définit pour chaque intervenant les documents accessibles, les actions autorisées (consultation, téléchargement, dépôt) et la durée de l'accès.
Les droits peuvent être définis par lot technique : l'électricien accède aux plans d'électricité, le plombier aux plans de plomberie. Chaque entreprise ne voit que ce qui la concerne, simplifiant sa recherche de documents et réduisant les risques d'erreur.
Les droits sont facilement modifiables en cours de chantier. Quand une entreprise termine son lot, ses accès peuvent être réduits ou révoqués. Quand un nouvel intervenant rejoint le projet, ses droits sont configurés en quelques clics.
Traçabilité et responsabilité
La gestion des droits d'accès est indissociable de la traçabilité. Docsafe enregistre qui a accédé à quel document, quand et ce qu'il en a fait. Cette traçabilité est essentielle en cas de litige ou de problème sur le chantier.
Si des travaux sont réalisés selon un plan erroné, la traçabilité de Docsafe permet d'identifier qui avait accès au bon plan et qui a consulté l'ancienne version. Cette information est déterminante pour établir les responsabilités.
La gestion des droits d'accès documentée constitue aussi un élément de qualité du management de projet. Elle démontre que le MOE gère le chantier avec rigueur et professionnalisme, un argument important pour les appels d'offres futurs.