Les risques du partage par email ou cloud grand public
Le dossier de pièces d'une affaire contient des documents hautement confidentiels : conclusions, pièces adverses, correspondances, expertises. Leur transmission par email ou via des outils comme Google Drive ou Dropbox expose le cabinet à des risques de violation du secret professionnel.
Un email peut être intercepté, un compte cloud peut être compromis, et les documents peuvent être consultés par des personnes non autorisées. Dans le cadre d'une procédure judiciaire, la fuite d'une pièce peut avoir des conséquences désastreuses pour le client.
Le Conseil National des Barreaux recommande l'utilisation d'outils sécurisés pour les échanges entre avocats et clients. L'utilisation d'outils non conformes peut engager la responsabilité professionnelle de l'avocat.
L'espace de partage sécurisé Docsafe pour les avocats
Docsafe crée un espace dédié pour chaque dossier, où l'avocat dépose les pièces et le client y accède via une authentification sécurisée. Chaque dossier est cloisonné : un client ne peut accéder qu'à ses propres pièces, jamais à celles d'un autre.
L'avocat organise les pièces par catégorie : pièces du client, pièces adverses, correspondances, décisions. Le client navigue facilement dans son dossier et peut télécharger les documents dont il a besoin. L'interface est claire et professionnelle.
Docsafe permet aussi au client de déposer ses propres pièces dans l'espace dédié. Plus besoin d'envoyer les documents par email ou de les apporter au cabinet. Le client dépose ses justificatifs depuis chez lui, en toute sécurité.
Traçabilité et conformité déontologique
La traçabilité de Docsafe est un atout précieux pour l'avocat. Il peut prouver qu'il a communiqué les pièces à son client, quand et lesquelles. En cas de contestation ou de plainte disciplinaire, ces preuves documentent la bonne exécution de l'obligation d'information.
Le chiffrement de bout en bout et l'hébergement européen garantissent la conformité avec les exigences du secret professionnel et du RGPD. Les données des clients sont protégées selon les standards les plus élevés.
Docsafe s'intègre dans la pratique quotidienne de l'avocat sans la complexifier. Déposer une pièce dans l'espace client prend quelques secondes et remplace avantageusement l'envoi d'emails avec pièces jointes volumineuses.