Les exigences déontologiques pour les outils numériques
Le Règlement Intérieur National (RIN) et les règlements des barreaux locaux encadrent l'utilisation des outils numériques par les avocats. L'article 2.2 du RIN rappelle que le secret professionnel couvre tous les modes de communication, y compris numériques.
Le CNB (Conseil National des Barreaux) a émis des recommandations sur la sécurité informatique des cabinets. Il préconise l'utilisation d'outils de communication chiffrés, le stockage sécurisé des données clients et la gestion rigoureuse des droits d'accès.
Un avocat qui utilise des outils non conformes pour partager des documents couverts par le secret professionnel s'expose à des poursuites disciplinaires. Les sanctions peuvent aller de l'avertissement à la radiation, selon la gravité du manquement.
Comment évaluer la conformité d'un outil
Pour évaluer la conformité déontologique d'un outil de partage, l'avocat doit vérifier plusieurs points. Le chiffrement de bout en bout est-il garanti ? Les données sont-elles hébergées en Europe ? L'outil offre-t-il un cloisonnement strict entre les dossiers ?
La traçabilité des accès est un autre critère important. L'outil doit permettre de documenter qui a accédé à quel document et quand. Cette traçabilité est nécessaire pour la conformité RGPD et pour la protection du cabinet en cas de litige.
Enfin, les conditions d'utilisation de l'outil doivent être compatibles avec les obligations de la profession. L'éditeur ne doit pas avoir accès au contenu des documents, les données ne doivent pas être utilisées à des fins commerciales, et la suppression doit être effective.
Docsafe : un outil conforme pour les avocats
Docsafe a été conçu en tenant compte des exigences déontologiques des professions réglementées, dont les avocats. Le chiffrement de bout en bout, l'hébergement européen et le cloisonnement strict répondent aux recommandations du CNB.
L'éditeur de Docsafe n'a aucun accès au contenu des documents stockés sur la plateforme. Les données des clients des avocats sont protégées par le chiffrement et ne sont accessibles qu'aux personnes expressément autorisées par l'avocat.
Docsafe fournit une documentation de conformité que l'avocat peut conserver dans son dossier de sécurité informatique : politique de confidentialité, mesures techniques de protection, certifications d'hébergement. En cas de contrôle du Bâtonnier, ces éléments attestent de la bonne foi du cabinet.