Les besoins de transmission de copies d'actes
Les clients sollicitent régulièrement leur notaire pour obtenir des copies d'actes : titre de propriété pour une demande de prêt, copie de donation pour une succession, extrait d'acte pour une procédure administrative. Ces demandes sont fréquentes et chronophages pour l'étude.
Traditionnellement, la copie est retirée à l'étude ou envoyée par courrier recommandé. Ces méthodes sont lentes, coûteuses et peu pratiques pour les clients éloignés géographiquement ou ayant des contraintes de disponibilité.
L'envoi par email pose des problèmes de confidentialité évidents. Un acte authentique contient des informations personnelles sensibles — identités, patrimoine, régime matrimonial — qui ne doivent pas transiter par un canal non sécurisé.
La transmission sécurisée avec Docsafe
Docsafe permet au notaire de déposer la copie d'acte dans l'espace client sécurisé du demandeur. Le client reçoit une notification et accède au document via son espace personnel authentifié, depuis n'importe quel appareil.
La transmission est instantanée, contrairement au courrier qui prend plusieurs jours. Le client peut consulter et télécharger sa copie d'acte immédiatement, ce qui est particulièrement apprécié pour les démarches urgentes auprès des banques ou des administrations.
Chaque transmission est horodatée et traçable. Le notaire dispose d'une preuve de mise à disposition et de consultation par le client, protégeant l'étude en cas de contestation sur la remise du document.
Moderniser le service client de l'étude
La transmission dématérialisée des copies d'actes via Docsafe modernise le service client de l'étude. Les clients apprécient de recevoir leurs documents rapidement, sans déplacement, et de les retrouver dans leur espace personnel à tout moment.
Le gain de temps pour l'étude est significatif. Plus besoin de préparer des envois postaux, de gérer des retraits à l'accueil ou de répondre aux appels de clients qui attendent leur courrier. Le processus est fluide et automatisé.
L'espace client Docsafe constitue un archivage personnel pour le client. Toutes les copies d'actes qui lui ont été transmises sont conservées dans son espace, accessibles à tout moment. Un service à valeur ajoutée qui fidélise la clientèle de l'étude.