L'importance de la traçabilité pour le notariat
Le notaire a une obligation d'information et de conseil envers ses clients. La traçabilité des consultations documentaires permet de documenter cette obligation. Si un client prétend ne pas avoir été informé d'un élément important du dossier, le notaire peut prouver que le document a été mis à sa disposition.
En matière de succession, la traçabilité est particulièrement importante. Chaque héritier doit recevoir les informations qui le concernent dans les délais. Le notaire doit pouvoir démontrer qu'il a bien communiqué les documents nécessaires à chaque partie.
La traçabilité est aussi un outil de gestion interne. L'étude peut suivre l'avancement des dossiers en vérifiant si les parties ont consulté les documents envoyés, et relancer celles qui tardent à en prendre connaissance.
Le suivi des consultations avec Docsafe
Docsafe enregistre automatiquement chaque consultation de document dans les dossiers notariaux. L'identité du consultant, la date et l'heure précises, la durée de consultation et les éventuels téléchargements sont documentés de manière détaillée.
L'étude accède à un tableau de bord de suivi par dossier, montrant l'activité de chaque partie prenante. Le notaire sait si les clients ont consulté les projets d'acte, les estimations et les documents informatifs.
Les alertes configurables permettent d'être notifié quand un document important est consulté. Par exemple, quand un client consulte le projet d'acte de vente, le clerc peut anticiper ses questions et préparer le rendez-vous de signature.
Valeur probante et gestion des délais
Les registres de traçabilité de Docsafe ont une valeur probante en cas de litige. Ils sont horodatés, associés à des utilisateurs authentifiés et stockés de manière infalsifiable. Ils constituent des éléments de preuve fiables pour les procédures judiciaires.
La traçabilité aide aussi à gérer les délais légaux. En matière de rétractation, par exemple, le notaire peut documenter précisément quand le client a eu accès au compromis, ce qui est essentiel pour le calcul du délai de rétractation.
Docsafe conserve les registres de traçabilité aussi longtemps que nécessaire, en cohérence avec les obligations de conservation des études notariales. Les preuves restent disponibles pendant toute la durée de la responsabilité du notaire.