Les échanges documentaires entre études
Les études notariales travaillent souvent en collaboration : ventes immobilières impliquant les notaires de l'acheteur et du vendeur, successions inter-études, échanges de copies de documents. Ces échanges impliquent des documents hautement confidentiels.
Les outils institutionnels du notariat couvrent une partie de ces échanges, mais les dossiers préparatoires, les échanges informels et les correspondances quotidiennes nécessitent des solutions complémentaires adaptées aux besoins du terrain.
L'email reste le canal le plus utilisé pour ces échanges, malgré ses limites en termes de sécurité et de traçabilité. Les fichiers volumineux posent aussi problème, les boîtes mail des études ayant souvent des limitations de taille.
Docsafe pour les échanges inter-études
Docsafe offre un espace d'échange sécurisé entre études notariales. Chaque dossier impliquant deux études dispose de son espace partagé, où les deux notaires déposent et consultent les documents de manière organisée.
Le chiffrement de bout en bout garantit que les documents ne sont accessibles qu'aux études autorisées. Aucun tiers, pas même l'éditeur de Docsafe, ne peut accéder au contenu des échanges. Le secret professionnel est techniquement garanti.
La gestion des fichiers volumineux est native : pas de limitation de taille pour les dossiers complets, les actes avec leurs annexes ou les relevés cadastraux. Tout est centralisé dans un espace organisé et accessible 24h/24.
Traçabilité et complémentarité avec les outils existants
Docsafe complète les outils institutionnels du notariat. Pour les échanges préparatoires, les dossiers en cours de constitution et les correspondances quotidiennes, Docsafe offre un canal sécurisé, pratique et traçable.
La traçabilité des échanges via Docsafe est précieuse en cas de litige inter-études. Chaque transmission et consultation est horodatée, permettant de documenter les échanges et de prouver la bonne communication entre les parties.
L'adoption de Docsafe par les études partenaires est facilitée par la simplicité de l'outil. L'invitation se fait par email, l'accès est immédiat et ne nécessite aucune installation. Les études apprécient un outil professionnel qui simplifie leurs échanges.