Les risques de Dropbox et de l'email pour le notariat
Les études notariales utilisent encore largement l'email et Dropbox pour échanger des documents avec leurs clients. Ces outils, bien que pratiques, ne répondent pas aux exigences de sécurité et de confidentialité de la profession.
L'email transmet les documents en clair, sans chiffrement de bout en bout. Un email contenant un projet d'acte, une estimation patrimoniale ou des données bancaires peut être intercepté, lu par un tiers ou stocké sur des serveurs non sécurisés.
Dropbox offre un stockage cloud mais sans les garanties nécessaires pour des documents notariaux : pas de cloisonnement strict par dossier, pas de traçabilité fine des consultations, et un hébergement potentiellement hors d'Europe.
Docsafe : la sécurité professionnelle
Docsafe remplace avantageusement l'email et Dropbox pour tous les échanges documentaires de l'étude avec ses clients. Le chiffrement de bout en bout, le cloisonnement par dossier et la traçabilité complète répondent aux exigences de la profession.
L'envoi d'un document via Docsafe est aussi simple que l'envoi d'un email, mais infiniment plus sécurisé. Le clerc dépose le document dans l'espace client, le client est notifié et y accède via son espace personnel authentifié.
Contrairement à Dropbox, Docsafe offre une collecte inversée native. Le client dépose ses pièces dans son espace dédié, sans avoir besoin de les envoyer par email. Le processus est centralisé, sécurisé et traçable.
Une transition naturelle et sans risque
Passer de l'email et Dropbox à Docsafe ne nécessite aucune migration technique complexe. Commencez par utiliser Docsafe pour les nouveaux dossiers et les échanges avec les clients. La transition se fait progressivement, au rythme de l'étude.
Les collaborateurs adoptent Docsafe naturellement car le processus est aussi simple que l'envoi d'un email. La différence est que chaque échange est sécurisé, tracé et organisé dans le bon dossier. Pas de changement d'habitude radical.
L'essai gratuit de 30 jours permet de tester la solution en conditions réelles. Testez sur quelques dossiers et constatez la différence en termes de sécurité, d'organisation et de perception par les clients.