Comment notifier automatiquement un client qu'un document est disponible ?

Chaque fois qu'un document est prêt pour un client — projet d'acte, attestation, relevé de compte de consignation — un collaborateur de l'étude doit envoyer un email ou passer un appel téléphonique pour en informer le client. Pour une étude qui traite plusieurs centaines de dossiers par an, ces notifications manuelles représentent des heures de travail cumulées chaque semaine. Le collaborateur rédige un email, y joint le document ou indique son emplacement, puis attend une réponse. Souvent, le client ne répond pas immédiatement, générant un email de relance quelques jours plus tard. Ce processus se répète pour chaque document de chaque dossier. Les risques d'oubli sont réels : un clerc débordé peut oublier de prévenir un client, retardant la signature d'un acte. Les appels téléphoniques interrompent le travail de fond et fragmentent la journée du collaborateur.

Avec Docsafe, chaque dépôt de document dans l'espace d'un client déclenche automatiquement une notification. Le notaire dépose le projet d'acte dans l'espace personnel du client, et celui-ci reçoit instantanément une alerte l'invitant à consulter le nouveau document. Le collaborateur de l'étude n'a rien à faire de plus : le simple acte de déposer le fichier génère la notification. Ce mécanisme fonctionne dans les deux sens. Quand un client dépose un document demandé dans son espace, l'étude est automatiquement notifiée. Plus besoin de vérifier régulièrement si de nouvelles pièces sont arrivées par email. Les notifications de changements couvrent également les modifications : si un document est mis à jour, les participants concernés sont alertés. L'administrateur de l'étude peut configurer les types de notifications selon les besoins de chaque dossier.

Les notifications automatiques de Docsafe ne se contentent pas d'informer le client. Elles créent une trace horodatée de la mise à disposition du document. L'étude peut prouver qu'un client a été notifié de la disponibilité d'un projet d'acte à une date et heure précises. Si le client consulte le document après avoir reçu la notification, cette consultation est également enregistrée. Cette traçabilité est précieuse en cas de contestation sur les délais. Le chat public intégré au dossier complète le dispositif : si le client a une question suite à la notification, il la pose directement dans le dossier plutôt que d'appeler l'étude. Les espaces personnels par client garantissent que chaque notification est adressée au bon destinataire avec double authentification. L'hébergement en France assure la conformité de l'ensemble du dispositif. La marque blanche donne aux notifications un aspect professionnel cohérent avec l'identité visuelle de l'étude notariale.