La collecte de pièces : un défi quotidien pour les études notariales à Orléans
Chaque dossier notarial nécessite la collecte de nombreuses pièces : pièces d'identité, justificatifs de domicile, RIB, actes de propriété, attestations bancaires. À Orléans, le volume de dossiers rend cette collecte chronophage quand elle repose sur l'email ou le courrier. Préfecture du Loiret et capitale du Centre-Val de Loire, Orléans dispose d'un tissu professionnel diversifié. Les relances manuelles, les pièces égarées et les versions obsolètes ralentissent le traitement des dossiers.
Docsafe transforme cette collecte en un processus structuré. Pour chaque type de dossier (vente, succession, donation, PACS), vous définissez la liste des documents obligatoires. Votre client voit exactement ce qui est attendu et peut déposer ses pièces à son rythme dans son espace personnel.
Comment Docsafe simplifie la collecte à Orléans
Quand vous créez un dossier dans Docsafe, vous invitez vos clients et chaque participant reçoit un accès à son espace personnel. Les notifications automatiques alertent le client quand un document est attendu et vous préviennent dès qu'une pièce est déposée. Plus besoin de relancer manuellement : le système s'en charge.
Le chat intégré au dossier permet de préciser une demande (« Merci de fournir le RIB au format IBAN ») ou de rassurer votre client sur la sécurité de la plateforme. Les sous-dossiers organisent les pièces par nature. En tant qu'administrateur, vous visualisez l'avancement de la collecte pour chaque dossier en un coup d'œil.
Sécurité et image professionnelle pour votre étude
Les données sensibles de vos clients (RIB, pièces d'identité, informations patrimoniales) sont hébergées en France. La double authentification peut être activée pour les dossiers les plus sensibles. La traçabilité complète vous permet de savoir qui a déposé ou consulté chaque document.
La marque blanche Docsafe présente l'espace de collecte aux couleurs de votre étude notariale. Vos clients à Orléans accèdent à un portail professionnel à votre nom, renforçant la confiance dans votre accompagnement. Vous pouvez inviter vos collaborateurs et clercs sur la plateforme pour partager la gestion des dossiers.