Centraliser la collecte documentaire
Chaque transaction immobilière nécessite la collecte de nombreux documents auprès de l'acheteur et du vendeur. Côté vendeur : titre de propriété, diagnostics, procès-verbaux d'assemblée, charges de copropriété. Côté acheteur : pièces d'identité, justificatifs financiers, accord de prêt.
Sans outil centralisé, ces documents arrivent par des canaux disparates et à des moments différents. L'agent se retrouve à jongler entre les emails, les messages, et les documents physiques, avec le risque permanent de perdre ou de confondre des pièces.
Un espace de dépôt dédié par transaction élimine ce chaos. Chaque partie sait exactement quels documents fournir, où les déposer, et peut suivre l'avancement de la collecte. L'agent dispose d'une vue d'ensemble claire et actualisée en temps réel.
Comment fonctionne l'espace de dépôt Docsafe
Avec Docsafe, l'agent crée un dossier de transaction et invite acheteur et vendeur à accéder à leur espace respectif. Chaque partie dispose d'un accès personnalisé avec une liste de documents à fournir clairement identifiée.
L'acheteur et le vendeur peuvent déposer leurs documents depuis leur ordinateur ou smartphone, à tout moment. Ils voient en temps réel quels documents ont été validés et lesquels restent à fournir. L'agent est notifié automatiquement à chaque nouveau dépôt.
Les documents sont organisés automatiquement par catégorie et par partie. L'agent peut ajouter des commentaires sur chaque document (à refaire, qualité insuffisante, validé) et l'envoi de notifications ciblées aux parties concernées se fait en un clic.
Accélérer vos transactions immobilières
Un espace de dépôt structuré réduit considérablement le délai de constitution du dossier de vente. Les clients déposent leurs documents plus rapidement quand le processus est clair et simple, sans avoir besoin de se déplacer en agence.
Le dossier complet peut être partagé directement avec le notaire depuis la plateforme, évitant les re-saisies et les envois multiples. La continuité numérique du document est assurée de la collecte jusqu'à la signature.
Les agences qui utilisent Docsafe constatent une réduction significative du temps de constitution des dossiers et une diminution des erreurs documentaires. Une efficacité qui se traduit par des transactions plus rapides et des clients plus satisfaits.