Les obligations d'archivage pour l'ensemble des documents de l'étude
Les études notariales ne gèrent pas uniquement des actes authentiques. Chaque dossier génère un volume important de documents : pièces d'identité des parties, justificatifs de domicile, RIB, attestations bancaires, diagnostics immobiliers, documents d'urbanisme, correspondances avec les clients et les confrères.
Le RGPD et le secret professionnel imposent des obligations strictes de conservation et de protection pour l'ensemble de ces documents, pas seulement pour les actes. La durée de conservation varie selon la nature du document et le type d'affaire : de 5 ans pour certaines pièces à 30 ans pour les documents annexes.
Sans solution d'archivage adaptée, les études accumulent des documents sensibles sur des serveurs locaux, des disques durs ou dans des boîtes mail, exposant l'étude à des risques de perte, de fuite ou de non-conformité réglementaire.
Les exigences techniques d'un archivage conforme
L'archivage électronique des documents notariaux doit garantir l'intégrité, la lisibilité et la disponibilité dans la durée. Le chiffrement au repos et en transit est indispensable pour protéger les données personnelles des clients.
Le contrôle d'accès doit être granulaire : chaque collaborateur ne doit accéder qu'aux dossiers qui lui sont attribués, y compris pour les archives. La traçabilité des consultations d'archives est tout aussi importante que celle des dossiers en cours.
L'étude doit prévoir des procédures de restauration en cas de sinistre. La redondance géographique des données et la capacité à récupérer les archives après un incident technique ou une cyberattaque sont des critères de résilience essentiels pour toute étude notariale.
Docsafe pour l'archivage complet de l'étude
Docsafe offre une solution d'archivage conçue pour l'ensemble des documents de l'étude notariale. Les pièces de dossier, les justificatifs clients, les correspondances et les documents préparatoires sont conservés dans un environnement chiffré et hébergé en France.
La structuration par dossiers et sous-dossiers permet de retrouver instantanément n'importe quel document archivé. Les types de dossiers personnalisés avec documents obligatoires garantissent que chaque archive est complète et bien organisée.
Docsafe gère les durées de conservation conformément aux obligations réglementaires. Les notifications automatiques alertent l'étude avant l'expiration des délais de conservation. L'administrateur garde une vue complète sur l'ensemble des archives, avec un historique détaillé des accès et des consultations.